Como organizar a secretaria da Escola Bíblica: guia completo para uma gestão eficiente
A secretaria da Escola Bíblica Dominical desempenha um papel fundamental na organização da EBD. Neste guia, você aprenderá como estruturar processos, organizar matrículas, acompanhar a frequência dos alunos, administrar classes e tornar a gestão mais eficiente, independentemente do tamanho da sua igreja.
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Introdução
Todo início de um trimestre na Escola Bíblica pode ser uma correria para o secretário da Escola Bíblica: as movimentações para matricular alunos, organizar pedidos de revistas, gerir turmas, professores e a análise dos relatórios do trimestre anterior para auxiliar no planejamento do próximo.
Estes trabalhos que acontecem nos bastidores garantem o bom funcionamento da Escola Bíblica, mas pode ser feito de maneira mais eficiente, sendo exercido com excelência com a ajuda de modelos de gestão modernos e pensados por quem vive a dor da gestão de uma EBD.
Neste artigo, você verá a importância de ter uma secretaria da Escola Bíblica organizada e quais passos seguir para alcançar uma gestão eficiente.
O papel da secretaria na Escola Bíblica
Em uma Escola Bíblica, a secretaria é uma parte essencial para o bom funcionamento deste importante departamento de educação cristã de uma igreja.
Trabalhando nos bastidores, a secretaria da Escola Bíblica, juntamente com a superintendência e o pastor, gerem processos que fazem as EBDs funcionarem, desde o planejamento do trimestre e organização do pedido de revistas / lições para os alunos, como a matrícula dos mesmos e gestão das turmas e professores.
Tudo deve ser feito para a Glória de Deus (1 Coríntios 10:31). Um secretário engajado faz o possível para que a Escola Bíblica ocorra bem. Ainda mais quando ele tem recursos disponíveis e apoio ministerial para desenvolver seu ministério.
As responsabilidades de um secretário de Escola Bíblica
Muitos podem pensar que a Escola Bíblica é apenas um momento que ocorre aos domingos ou em outro dia da semana: o aluno chega, segue a liturgia da igreja e vai para o momento do estudo.
Mas poucos sabem o motor / engrenagem que funciona nos bastidores, cumprindo suas responsabilidades para que a Escola Bíblica ocorra: o secretário. São responsabilidades do mesmo:
| Tarefa | Objetivo |
|---|---|
| Matrículas | Organizar os alunos |
| Frequência | Acompanhar a frequência dos alunos |
| Visitantes | Acolher e integrar novos alunos (visitantes) |
| Professores | Organizar as classes |
| Relatórios | Gerar relatórios para tomar decisões com base nos dados sobre a Escola Bíblica |
| Eventos | Controle administrativo |
| Certificados | Certificação de alunos e professores |
Responsabilidades de um secretário de Escola Bíblica
Desafios enfrentados por uma secretaria de Escola Bíblica
Na maioria das igrejas, há problemas comuns que desafiam os secretários conseguirem atingir uma gestão madura e com boa produtividade, refletindo em uma Escola Bíblica mais robusta e saudável.
Cadernetas: o histórico perdido
O problema mais comum na maioria das igrejas, provavelmente, é a perda dos dados históricos da Escola Bíblica Dominical: como saber a evolução das turmas, número de matriculados, frequência de alunos e outras métricas com o passar do tempo?
Imagine que, você, pastor, necessite saber se determinado irmão da congregação ou igreja é um bom candidato para um cargo na igreja, mas, como na maioria das denominações cristãs que prezam pelas Sagradas Escrituras, precisa saber se o irmão é um frequente assíduo da Escola Bíblica ou não dá valor a ela.
Como saber isto? Bem, você pode dizer: “eu tenho todos os papéis e cadernetas de Escola Bíblica guardados”. Pode ocorrer que, com o tempo, estes papéis sejam perdidos, molhados ou apenas esquecidos em algum lugar. No pior dos cenários, pode até ser confundido com bagunça e jogado fora.
Uma gestão de turmas e chamada digital de alunos com relatórios automáticos como o eScriptura - EBD fornece, permite que estes dados estejam guardados e protegidos em nuvem (na internet, em bancos de dados), acessíveis em qualquer hora e lugar - sem se preocupar com perdas físicas ou esquecimento.
Matrículas de alunos
Pense no seguinte cenário: em uma determinada correria de início de trimestre, um aluno pode ser matriculado em uma classe errada. Agora, o papel precisará ser rasurado para ajustes.
Se isso não for percebido logo, o aluno terá a frequência anotada na turma errada ou passará despercebido de sua turma, como se fosse faltoso. A gestão de matrículas é uma das funcionalidades do eScriptura - EBD, permitindo que qualquer erro seja corrigido rapidamente, em poucos segundos, ajustando o aluno de uma classe para outra e já ajustando as métricas das turmas automaticamente.
Relatórios manuais
Os relatórios são importantes para acompanhar a saúde e evolução de uma Escola Bíblica - com eles, podemos saber quantos alunos frequentam a EBD e quantos faltam; o total de matriculados; frequência por turmas, taxa de uso de bíblias e revistas e total de ofertas.
Fazer isto manualmente pode ser um problema, conforme as turmas e as igrejas são maiores; mesmo nas igrejas pequenas, há grande chance de erros manuais no relatório, fazendo com que as informações fiquem erradas.
Também, deve ser levado em consideração o tempo gasto para fazer um relatório a cada Escola Bíblica: podem consumir perto dos 30 minutos, em média, deixando o secretário ocupado e sem tempo de assistir ao ensino da Palavra durante as aulas.
Com os recursos do eScriptura - EBD, os relatórios são feitos automaticamente em poucos segundos, com poucos cliques e/ou toques na tela. Só é preciso alimentar os dados das turmas e, no fim da Escola Bíblica, todo um relatório PDF será gerado pronto para leitura, ficando disponível sempre que um secretário, superintendente ou pastor quiser consultar, independente do tempo que passe.
Concentração de trabalho no secretário
Talvez o paradigma de que o secretário é o responsável por fazer tudo na Escola Bíblica ainda domina na maior parte das igrejas: ele é quem recolhe as ofertas, quem faz a chamada de alunos, quem anota os visitantes, anota quem trouxe bíblia ou revista…
O secretário pode ficar sobrecarregado com várias responsabilidades. Como em uma escola tradicional, os papéis podem ser divididos: cada professor pode ser responsável por sua própria turma e o secretário apenas orquestrar o que ocorre com a Escola Bíblica.
Nesse sentido, o eScriptura - EBD permite que os professores entrem no aplicativo e façam a chamada de suas próprias turmas, colocando faltas, presenças, anotando total de bíblias, revistas e também adicionando visitantes no diário digital da EBD no eScriptura.
Com esta funcionalidade de chamada digital de alunos na EBD, o secretário apenas supervisiona pelo aplicativo, em tempo real, cada turma - e os professores fazem a chamada em suas salas. O secretário pode editar o diário da chamada caso necessário.
A divisão de trabalho é importante para que ninguém fique sobrecarregado. E na Escola Bíblica, os cooperadores precisam estar bem para que o trabalho ocorra de forma adequada.
Organize a secretaria da Escola Bíblica de sua igreja
Ter uma EBD mais eficiente e organizada não precisa ser uma dor de cabeça. Conheça o eScriptura e veja como melhorar a gestão da Escola Bíblica de sua igreja, com a possibilidade digitalizar matrículas, frequência, visitantes, classes e relatórios em um único sistema.
É menos papel e tempo gastos e mais eficiência e foco no que realmente importa: o ensino da Palavra e os alunos.
Organize a secretaria da sua Escola Bíblica com mais praticidade
Coloque em prática tudo o que foi apresentado neste guia. O eScriptura ajuda igrejas a organizar matrículas, controlar a frequência dos alunos, gerenciar classes, acompanhar visitantes e gerar relatórios em um único lugar, tornando a administração da EBD mais simples e eficiente.
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Moacir David
Servo de Jesus Cristo. Desenvolvedor formado em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pelo IFPB – Campus Cajazeiras. Atua como secretário da Escola Bíblica Dominical e professor auxiliar da classe de jovens no templo sede da Assembleia de Deus em Marizópolis–PB.